Technicien.ne en administration aux programmes d'aide financière

Équipe de la direction de la planification et des programmes

Poste régulier – Temps plein 5 jours (35 h par semaine)

Entrée en fonction : Avril 2024

Personnel de soutien syndiqué – Technicien.ne en administration

LA RAISON D’ÊTRE DU POSTE

La technicienne ou le technicien aux programmes assure le soutien administratif et les activités de gestion documentaire de la direction. Elle ou il est notamment est responsable de l’actualisation des programmes de soutien et des formulaires de demandes d’aide financière, procède aux mises en ligne des programmes et formulaires sur le site web, contribue à l'élaboration et à l'actualisation des normes et procédures relatives aux programmes et communique celles-ci par le moyen de notes de service internes.

VOS RESPONSABILITÉS ET DÉFIS

• Contribuer à l’adaptation et l’actualisation des programmes de soutien et des formulaires d’aide financière, les rapports d’utilisation ou tout autre document;
• Procéder aux mises en ligne des programmes et formulaires en utilisant le gestionnaire de contenus développé à cet effet;
• Assurer l'amélioration continue du site Web en ce qui a trait aux programmes : Ex. corrections, intégrations;
• Archiver les dossiers et les formulaires de son unité administrative selon les politiques, les plans et les procédures en vigueur.
• Collaborer au développement et à l’évolution des systèmes d’échange de données entre le Conseil et sa clientèle via une interface Web;
• Contribuer à la production des différents outils de gestion informatisés (lettres, tableaux, etc.);
• Produire divers documents de communication interne : Ex. compte-rendu, notes de service et procédures internes;
• Prévoir et planifier, avec l’aide de la directrice, le travail de soutien administratif de la direction et mettre à jour les outils de planification de la direction;
• Sur demande, coordonner l'agenda des réunions, fixer des rendez-vous pour la direction;
• Collaborer à des projets visant l’amélioration des processus, des outils de gestion des programmes et la qualité des services.

LE PROFIL RECHERCHÉ

Nous sommes à la recherche d’une personne débrouillarde, organisée, faisant preuve d’une excellente capacité à travailler en équipe. La candidate ou le candidat devra aussi démontrer sa capacité à s’adapter tout en conservant sa rigueur et un grand souci du détail. Elle ou il devra également faire preuve d’autonomie, d’un bon sens de l’organisation et répondre aux critères suivants :

• Détenir un diplôme d’études collégiales dans une discipline pertinente aux attributions de l’emploi ;
• Posséder 3 années d’expérience pertinente ;
• Démontrer une excellente maîtrise du français parlé et des compétences en communication écrite ;
• Posséder également une excellente maîtrise des logiciels de la suite Office ainsi qu’une très bonne connaissance de l’environnement Web ;
• Être à l’aise avec les systèmes informatisés de gestion de l’information tels que Wordpress ou TYPO3 – un atout.

VOS CONDITIONS ET AVANTAGES

• Régime de retraite à prestations déterminées (RREGOP) avec participation de l’employeur
• Espace de travail moderne et actuel
• Mode de travail hybride : jusqu’à 6 jours de télétravail par période de 2 semaines
• Horaire variable
• 20 jours de vacances après 1 an de service
• 13 jours fériés
• PAE avec télémédecine
• Rabais sur le transport en commun
• Allocation de 400 $ pour de l’équipement de télétravail
• Assurances collectives
• 10 jours de congés annuels pour maladie ou responsabilité parentale
• Allocation annuelle de 250 $ pour activités culturelles

NOTRE ORGANISATION

Le Conseil des arts et des lettres du Québec est une organisation gouvernementale ayant pour mission le soutien du milieu culturel québécois, par la mise en place de différents programmes de bourses et de subventions s’adressant aux artistes et aux organismes artistiques. Viens partager ton quotidien avec la direction de la planification et des programmes, composée d’une gestionnaire et de 7 travailleuses passionnées qui évoluent dans le plaisir et la coopération, au sein de la grande équipe du Conseil. Mets ton talent à contribution pour soutenir le milieu culturel, tout en profitant d’un climat de travail convivial, stimulant et de conditions de travail avantageuses.

DÉPÔT DE CANDIDATURE

Soucieux d’assurer le respect de l’accès à l’égalité en emploi, le Conseil invite les membres des communautés culturelles, les Autochtones ainsi que les personnes en situation de handicap à présenter leur candidature. Pour discuter des mesures d’adaptation possibles ainsi que des spécificités de l’environnement de travail, communiquez avec nous à [email protected] ou au 418-643-2364. Les renseignements reçus à ce sujet seront traités de façon confidentielle.

Pour déposer votre candidature, faire parvenir votre lettre de motivation et votre curriculum vitae via notre portail de candidature. Vous avez jusqu’au 13 mars 2024, inclusivement, pour nous faire parvenir votre candidature. Au plaisir de vous rencontrer!